必要書類所有権移転登記を自分でするために

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登記の手続きに必要な書類

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登記済証または登記識別情報

 登記済証は一般には『権利書』『権利証』と言われるものです。不動産の持ち主が保管しているはずです。権利証とはいいますが司法書士に言わせればこんなもの、なくしてたって登記申請のやりようはいくらでもあるのですが、権利証という言い方がいかにもありがたく思えてしまうところが不思議ですね。これを無くしたり人に渡したからといってただちに不動産の『権利』が失われるわけではないし、大事に持っている人から『権利』を奪う方法だってあります。権利証と言われる書類だけを不動産の持ち主からあずかって、それで安心だとは絶対に考えないでください。

 ある不動産について、いまの登記上の所有者であるひとがその不動産を取得した際に行われた所有権移転等の登記申請が終わったときに、その申請書の写しまたは添付した売渡証書等の写しに、『登記済』というハンコが押されてかえってきた紙のことを登記済証と言うのですが、なにしろただの紙ですから無くしてしまえばそれまでです。一方で、なんだかよくわからないが何かとてもありがたいものと認識して仏壇の引き出しに入れてある、という人も多く、『とにかく重要な書類を保管してあるところ』『不動産に関する書類を保管してあるところ』に不要な書類と一緒にして死蔵してある人もたくさんいらっしゃいます。司法書士が手続きを行っている場合には、厚紙の表紙がホチキス留めされていることが多いですが、もし本人同士で登記申請をする際にあなたが不動産を譲り受ける立場の場合、不動産を手放す相手が「これは権利証だ」と言っている紙が本当にそうか、は慎重な判断が必要です。可能ならば司法書士への相談をお勧めします。

 登記識別情報は、平成17年3月以降逐次導入されている『紙の登記済証にかわって所有権移転登記等の申請完了時に発行される、英数字の羅列=パスワードのようなもの』とでも思っていればいいでしょう。一般的には『登記識別情報通知』という緑色の紙に、その英数字の羅列が印字され、濃い緑色のシールでそれを隠した状態で交付されます。抵当権設定登記(不動産を担保にお金を借りるときの登記)など、登記識別情報の添付が必要な申請がなんらかなされた後であれば、目隠し用のシールは別のものが貼られているかもしれません。司法書士が関与した場合には、目隠し用のシールに職印で割り印をしてあったり、封印した日付が書かれていることが多いです。
 登記識別情報はあくまでも情報(英数字の羅列)を正しく提出できればよく、紙として存在している必要はありません。その反面、登記識別情報通知という紙が存在していても、それが現時点で有効かどうかはその紙からではわかりません。このため、申請にさきだって登記識別情報が有効かどうかを知る制度があります。必要であればそれらの申請をおこなって、登記識別情報が有効かどうかを確認するのがよいでしょう。

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必ずしも、一つだけとはかぎりません。たくさん持っている人も一つも持っていない人もいます…

 登記済証や登記識別情報は、ある不動産またはそれを譲り渡そうとする人にとって必ずある、または必ず一つしかない、というわけではありません。無くしたかなにかで、持っていないひともいることは、先にも述べたとおりです。登記識別情報については発行後に無効にしてしまうこともできます。

 たとえば、贈与税の節税対策で数回にわたって親から子へ持分を移した場合、『名義を変えた回数だけの=持分移転登記の回数だけの』登記済証や登記識別情報が、持分を譲り受けた子の手元に存在していることになります。もちろんこれ自体は悪くないのですが、結果として少々わかりにくいものになります。
 なぜなら、たとえば10年間にわたって、10分の1ずつ10回、少しずつ親から子へ持分をうつしてもらった子がだれかに不動産を売りたい場合、買い主としては10個の登記済証または登記識別情報を全部確認しなければ、『必要な権利証等が全て存在している』とはいえないわけです。繰り返しますが、ある所有権移転登記に必要な登記済証は、かならずしも一つとは限りません。あるいは、前述したとおり平成17年3月以降を境に、各地で時期をそれぞれ異にして不動産登記の制度が変わったために、たとえば10回にわけて持分移転登記をしたうちの最初の7回は紙の権利証があって、のこり3回は登記識別情報で持っている、という人も今後はでてくるかもしれません。

 また、3回にわけて持分を取得したが、最初の2回分の登記済証だけ無くした、というような人にも会ったことがあります。
 ですから、そこに権利証という文書をひとつ持っている人がいても、それだけでは全然信用するに足りません。なお、売り主が物件を共有している場合には、話は人数分だけややこしくなります。売り主全員から不動産を譲り受けるならば、売り主全員ぶんの登記識別情報を確認する必要があります。なぜなら登記識別情報は、不動産を取得した名義人ごとに発行されるからです。紙の登記済証が発行されていたころは共有者全員に対して1つの登記済証がありましたが、今後登記識別情報への置き換えが進むことで、双方が混在するややこしい状況が広く発生するはずです。
 なお、一見したかぎりではなんの異常もない登記済証を持っている売り主に見えても、実はその人は『すでにその不動産を売り払っており、かつ、そのときは登記済証を添付せずに登記した』のかもしれません。

 取引相手が職業的犯罪者で、専門家すらひっかけられるような場合はさておき、これから不動産を取得しようとする人は、まずその不動産の全部事項証明書を法務局で取得してみることです。これを見ることでいまの持ち主に、誰からいつ所有権が移ったのかわかります。これだけでもだいぶ違います。

 おもわず笑ってしまうような実例ですが、上記のように複数回にわたって持分を取得して、いまは持分100%を持っている人に対する融資で、銀行の融資担当者が『融資と抵当権設定登記の直前に、複数あるべき登記済証の1つしか(!)確認できていないことが発覚・たちまち大騒動が発生した』というのがあります。
 一般の人よりは登記に慣れているはずの銀行さんにも、こんな担当者がいるくらいです。まして普通の人がまちがったりしくじったりするのも無理はないところですが、そのツケはまるごと自分にくるのが本人申請の恐ろしいところです。少しでも気になったら、迷わず法務局の登記相談または司法書士の相談をご利用いただきたいものです。

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登記済証がないが登記が必要になった…?

 さて、所有権移転の登記申請は登記済証や登記識別情報がないと『絶対できない』というわけではありませんが、あったほうが原則通り行われ、確実で速いことは当然です。なお、『登記済証を持っていないが、登記申請をしてほしい』というお客様に対してどうしても一歩引いてしまう、あるいはもっとはっきり『なにかおかしいかもしれない』と考えて行動することも、司法書士の業界において決してありえないことではありません。

 ですが、無くした・捨てた・取られた等で登記済証が手元に無い場合には、申請を急ぐなら自分たちで申請することをあきらめて司法書士に依頼することも考えてください。平成17年からあたらしくなった不動産登記法により、司法書士が登記済証(または登記識別情報)を無くした不動産の所有者と面談し所定の確認を行った場合には、その確認した旨の書類(本人確認情報といいます)の添付が必要なことを除いて、通常と同じように登記申請ができるからです。
 残念ながらこの本人確認情報ですが、弁護士・司法書士以外は作成できません。また、登記申請の代理と同時に作らなければならないので、この本人確認情報だけ司法書士に作らせてあとの申請は自分でやって安くあげよう、などという発想は制度上だめです。あきらめてください。

 ではどうしても、不動産を手放す人が権利証を無くしてしまったような場合で司法書士を使わず自分たちだけで申請するにはどうすればいいか、というと、一般的には『事前通知』という制度をつかうことになります。(公証人をつかうことも可能ですが、説明は省略します)
この場合の流れとしては

登記済証(登記識別情報)を添付せずに登記申請を出して

法務局から、不動産を手放す人(義務者)のところに郵便で通知が来て

通知を受けた義務者がその通知に間違いがないと回答したら、手続きがすすみ登記完了

 簡単にいってこんな感じになるのですが、これだと登記申請書の提出から、売り主への事前通知の到着までにどうしても何日か間があきますね。売り主が悪いことをしようと思えば、お金だけ受け取って登記申請を提出させ、事前通知が到着した段階で登記申請を阻止することも理論上可能です。(犯罪になる可能性もありますので、やってよいわけではありません)
 手前みそですが、登記済証や登記識別情報をもっていない人から不動産を取得する登記は、当事者がよほど誠実でないかぎり、自分たちだけで行うことはおすすめできません。なお今後徐々に普及がすすんでいく登記識別情報ですが、その本質が『情報(=コピーもスキミングもできる)』なので、その情報が印字してある紙キレを渡されたから安心だ、とは絶対ならないことに注意が必要です。

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不動産を手放す人の、印鑑証明書

 不動産の持ち主から印鑑証明書をあずかるだけあずかったはいいが、登記にかかわる誰かがウダウダ言っているうちに申請が延び延びになり、やがて期限がすぎて使えなくなる、というパターンをたまに聞きます。ウダウダ言うのは売り主かも知れないし、段取りの悪い買い主かもしれません。
 『有効期限がある』のがこの書類の最大の注意点です。登記申請に使える期限は印鑑証明書の発行から3ヶ月ですので、不動産を手放す人があまり早くからこの書類だけ取得しておくことはおすすめできません。一方でこの書類をあずかっただけで安心してしまう買い主さんがいますが、それも違います。なぜなら、他に『登記申請の委任状』にも売り主さんの実印を押してもらわなければならないからです。実際に押してもらった印影と、印鑑証明書の印影がちがっていれば登記申請は通りません。わざとやっているか単なる間違いかはさておいて、違っている可能性もなしとしません。
 また、印鑑証明書に記載してある住所と売り主さんがその不動産を取得したときに登記された住所が違う、ということはままあって、この場合には肝心な所有権移転登記の前に、売り主さんの住所の記載を変更する登記(所有権登記名義人表示変更登記)をする必要があります。

 また、義務者の印鑑証明書は登記申請に際して原本を返してもらうことができません。登記申請を何回かに分けておこなったり、何カ所かの法務局に申請をかける必要がある場合は、想定される申請の回数だけ印鑑証明書を取得しておいてもらう必要があります。

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不動産を手放す人が、実印を押した委任状

 司法書士に申請を行わせる場合や、不動産を譲り受ける人が手放す人を代理して登記申請を行う場合に必要になります。司法書士に依頼する場合には当然ながら、司法書士が用意します。不動産を譲り受ける人は実印を押す必要すらなく、言ってしまえばその辺にある三文判で捺印してかまいません。もちろん実印を押してもかまいません。

 なお、自分たちで登記申請をする場合でも『不動産を手放す人が譲り受ける人に委任して、譲り受ける人が自分で申請する』ようにすることを勧めます。
 この場合は申請書に誤りがあったりして補正を要する場合でも、不動産を譲り受ける(つまり、申請を通したい動機がより強い人)だけが自分で対応すれば申請を通過させることができるからです。この場合の申請書のサンプルは、代理人のところに『申請人兼義務者代理人』とあるものを探せばよいでしょう。

 委任状の書式には、『●年●月●日付登記原因証明情報記載の通りの登記申請に関する一切の件』とあるものと、登記原因やその日付、不動産の表示が書いてあるものとがあると思えるかもしれません。これはどちらでもかまいません。前者は、別に添付する登記原因証明情報が適切に作成されていればそれとセットで使えます。

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登記原因証明情報になるもの

 聞き慣れないコトバがでてきたと思いますが、あまり深く考える必要はありません。司法書士に依頼する場合には彼らが用意するものですし、サンプルは法務省の登記・供託インフォメーションのホームページ(http://info.moj.go.jp/)にありますので(http://info.moj.go.jp/manual/1225/page001.htm)を閲覧してみてください。

 この『登記原因証明情報』かんたんにいうと『その登記をすることになった権利の動きが、いつ、誰との間で、なぜ起きたのかを、登記を受け付ける法務局の担当者に対してあきらかにする情報』です。既存の、あるいは市販の契約書を流用することは、契約書の記載によっては可能です。

 もう少し厳密に言うと、この場合流用すべき契約書は、たとえば売買契約書なら
・売り主と買い主
・名義を変える=売り渡す旨の、売り主と買い主の意思表示の内容
・上記の意思表示により所有権が移った事実と、その日
・名義を変える不動産
 が書いてあることが必須です。

 したがって、文面によっては市販の売買契約書が流用できることがありますが、『代金完済時に所有権が移転する』というような条項がある場合には、それだけでは使えません。
 なぜかというと、その契約書の記載だけでは代金を全部払ったかどうかは明らかでなく、したがってその土地の所有権が移転したかどうかも明らかでない、という考え方をされるからです。この場合は、契約書の末尾にたとえば『○月○日、代金全額を受け取りました。売り主(署名捺印)』というような記載を追加すれば、論理上は使えることになります。
 つまりこの登記原因情報、手持ちの契約書が使えれば使ってしまうし、そうでないなら作ればいい、と言う程度のものです。少なくとも、登記が通ればいいというだけならそう悩む必要があるものでもありません。
 強烈に簡単ですが、以下のようなものでも十分に、売買による所有権移転登記のための登記原因証明情報として使えます。案外単純なものだということに気づくでしょう。もう少し洗練されたものがご希望なら、『登記原因証明情報 売買』で検索すればいくらでも見つかります。贈与でも財産分与でも同様です。

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    登記原因証明情報
 登記の目的 所有権移転【1】
 登記の原因 平成23年11月1日売買【2】
 当事者   売り主 【3】
       買い主 【4】

不動産の表示【5】
  所在 名古屋市緑区鳴海町字長田
  地番 ○○番
  地目 宅地
  地積 ○○.○○u

登記の原因となる法律行為
 1.売り主は買い主に対し、平成23年11月1日【6】、本件不動産を売りました。
 2.よって本件不動産の所有権は、同日、売り主から買い主に移転しました。

平成23年11月2日 名古屋法務局○○出張所【7】 御中
 上記のとおりまちがいありません。
 売り主 住所・署名・捺印【8】
 買い主 住所・署名・捺印【9】
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※A4の紙に、適当に編集して出力してください。出力の際には【】を削除してください。

【1】売り主がこの不動産の持分100%を持っており、それを全部買い主に移す場合の例。売り主がこの不動産の持ち分の一部を譲る場合や共有者が一斉に持ち分を譲る場合は、登記の目的は所有権移転とはいわない。
【2】実際に、買い受けることで合意が成り立った日を書く。土曜・休日でも当然可。
【3】売り主の住所と名前を書く。現時点で、この不動産に所有者の住所として登記されている住所と一致しており、かつ印鑑証明書・委任状記載の住所と同じこと。ワープロで印字してよい。
【4】買い主の住所と名前を書く。住民票・委任状の記載と一致していること。ワープロ印字可。
【5】権利証に書いてある不動産の表示をそのまま書けばまちがいないことが多いが、事前にこの不動産の全部事項証明書(あるいは、インターネットで入手できるその不動産の登記情報)を取って記載を確認するのが望ましい。区画整理や土地改良・市町村合併があった場合には、全部事項証明書等をかならずとってその記載通り書く。
【6】当然ながら、【2】と同じ日付であること。
【7】登記申請を出す法務局を、出張所・支局名まで書く。作成した日付は、契約の日付と同時かそれより後であること。
【8】できるだけ自分で書く=自署してもらうのが望ましい。ただし必須ではない。実印で捺印し、捨印を欄外にもらっておくと、記載が間違っていたときに訂正できる。
【9】【4】と同じように書く。

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『契約書』あえて必要ですか?

 前項で、登記申請の手続きには登記原因証明情報が必要ですが、かならずしも契約書がいるわけではないことについて述べました。
 そして、金額が記載された売買契約書を作ってしまえば金額相応の印紙を貼らねばなりません。これは契約書に書いた売買金額によって異なり、たとえば500万円を超え1000万円以下なら1万円です。一方で、金額の記載がない契約書なら印紙額は200円でよいことになっています。不動産の贈与契約書に貼る印紙額は200円です。(平成23年10月1日現在)

 このことから、そもそも契約書を作らなければ印紙を貼る必要もないではないか、と考える人は出てきます。信頼できる人相互間の売買なら、あるいは、契約書に売買金額を記載しないことで生じる危険を回避できるなら、それもかまいません。繰り返しますが、別に、必ず契約書をつくらなければならないわけではないのです。そしてこの場合は、登記申請のためだけに登記原因証明情報を別個に作らねばなりません。先に示した例のほか、『登記原因証明情報 売買』で検索をかければ、サンプルはいくらでも出てきます。
 
 ただし、登記申請とは別の目的で不動産の譲渡に関する合意の内容を書面にしておく、という場合には契約書を作らざるを得ません。年の中途で不動産を譲り渡す場合の固定資産税の負担とか、借地上の建物を譲渡する場合に地主との関係をどう引き継ぐか、とか、建物据え付けの設備が壊れていた場合に不動産を譲り渡す人の責任をどうするか、など、やりとりする不動産の状況によって元の持ち主と新しい持ち主がはっきりさせておいたほうがいいことは、売買に限らず贈与や財産分与で不動産の名義を変える場合でもいろいろあります。贈与であればタダで譲り渡すわけですから不動産を譲り渡す人の責任をなるべく軽くするという考え方もできるでしょうし、不動産はタダであげるけれど支払った固定資産税はちゃんと清算して不動産を譲り渡す人に戻してほしいという考え方もできます。登記の費用についても同様に、相互の希望や力関係を反映してあらかじめ決めておくのがよいでしょう。

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不動産を譲り受ける人の、住民票

 これが調達できずに苦労する人、というのはまずいないと思います。ですが『取得するタイミング』を巡って失敗する人がたまにいます。その後始末をしたことがあります。
例としてはこんな感じです。新しい住宅の取得にともなう事案です。

1.10月1日、買い主さんは所有権移転登記に必要な住民票その他書類一式を司法書士にあずけました。この時点では『新しい物件に移る前の住所(A市)』の書類です。
2.10月3日、買い主さんは、当然ながら自分が買った住宅がある、新しい住所(B市)に住民票を移しました。新生活のはじまりです。
3.10月5日、これを知らない司法書士は、移転するまえの住所と書類で所有権移転登記を行いました。

−時はながれて、30年−

4.私の事務所に、この買い主さんから『抵当権抹消登記』のご依頼がありました。この住宅を買ったときにお金を借りたからです。
5.さて、当然ながらこのお客様、2.でA市からB市に住所が移っているのでその旨登記せねばならないのですが…登記情報を見て私が気づきます。
6.この売買と抵当権設定をした司法書士は、『お客様が転居したあと』に、『転居するまえの住所』で登記をすませていたことに。

 具体的には、『10月5日売買』で、所有者の住所を転居前のA市として登記が通っているのですが、記録をさかのぼればそもそも買い主さん、住所は10月3日の時点でB市に移ってます。申請そのものに錯誤があったわけです。

 …だったら最初から、転居後の住所で登記申請しておけば、あとで余計な手間とお金がかかることはないんですがね。ちなみに『持ち主の住所が間違っていたので、これを直す旨の登記=所有権登記名義人表示更正登記』ですが、不動産1個につき1000円の実費と、司法書士に頼めば数千円(当事務所では、最低5千円)の料金が必要です。こうしたことを防ぐためにも、住宅取得の際に、登録免許税の減税を受けられない人でも、前もって新しい物件の所在地に住民登録を移してしまうメリットはあるわけです。あとは別荘としての住宅の保有に特別な地方税がかけられる自治体について、もし実際に住むならば、あるいはだれか家族が継続して住むなら、その人の住民票を移しておけば、合法的に課税を免れることになります。静岡県の某市の登記でこれをやったことがあります。もちろん、あくまで『実際に住むかどうか』がポイントであって、住みもしないのに住民登録だけ移せ、とは言いません。

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名義を変える不動産の、固定資産税の評価証明書

 最初に登記の相談にくるお客様は、たいてい持ってない、というシロモノです。こうした場合は、固定資産税の納付書に物件の価格が記載されているのでまずこれを拝見して登録免許税を推定しています。これさえ持ってない、という場合はしかたがないので、まず役場に行って取ってきてもらいます。
 これは登記申請にかかる、時として最大の『実費』である登録免許税の税額をあきらかにするために、登記申請書に添付するものです。その不動産の所在地の市区町村役場の固定資産税担当部署で発行され、1通だいたい2〜300円です。持ち主以外の人が窓口でこれを取るには、原則として持ち主の委任状が必要です。
 では遠くの不動産を譲り渡したいときどうするか?ですが、たいていの役所は、不動産の持ち主さん本人になら郵送で評価証明書を発行してくれます。まずその市区町村役場に電話して発行手数料を確認し、必要な通数ぶんの定額小為替を郵便局で買って返信用の封筒・切手を用意し、評価証明書の発行申請書が必要ならファクスしてもらうか、あるいは申請書式がいらないなら、つぎのように作って送ります。ですから市区町村役場の担当部署と、手数料額・書式の要否だけは確認しておきましょう。
 指定の書式をつかわないでよいなら、交付申請書としては下にあげた感じでOKです。ポイントは『評価証明書の交付を受けたいこと・その通数』『交付をうけたい不動産の表示』があきらかであることです。不動産の表示については、お持ちの登記済証や固定資産税の納付書のそれをそのまま書くのが確実です。

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固定資産税評価証明書交付申請書

○○市役所
固定資産税担当部署 御中
          平成○年○月○日

所有権移転登記申請に添付のため、下記物件の固定資産税評価証明書の交付を申請します。

(ここに所有者住所・氏名を記入し、捺印する)
        記
○○市××町123番の4 の土地 1通
○○市××町123番地の4 家屋番号123番の4 の建物 1通
                 以上
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※適当な大きさの紙に、適当に編集してプリントアウトしてください

 もちろん司法書士に不動産登記を依頼するときに一緒に評価証明書の交付も頼むことはできます。いくらか手数料を求められることは多いです。

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参考文献

この他の参考文献

不動産登記の本人申請に関するもの

売買など、契約に関するもの

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